Vezetőkként hogyan tudjuk megelőzni közösségünk működési problémáit?

100 Ft Original price was: 100 Ft.99 FtCurrent price is: 99 Ft.

Milyen problémákat okozhat ez?

• Nem alakul ki a közösség vezetési rendszere, így a vezetés hiánya, rendezetlensége folyamatos működési problémákat okoz. Ez a közösség életének szinte minden területén jelentkezni fog. Például a folyamatokat nem viszik végig következetesen, ezért a befektetett idő és energia elvész, sem a lehetőségekkel, sem a problémákkal nem foglalkozik senki, így nem fejlődik a közösség. Mindennek eredményeképpen az együttműködés egyre inkább nyűg lesz a közösség tagjai számára, és az ebből származó konfliktusokat sem kezeli senki.
• A nagyobb felelősséget vállalók elmagányosodnak, mert minden olyan feladat, amelyet nem végez el valaki, rájuk marad, így a végletekig túlterhelődnek, ami a kiégés negatív spiráljába taszítja őket. Ennek következtében sem a saját emberi kapcsolataikra, sem a közösség viszonyrendszerének ápolására nem marad idejük, ami egyenes út a közösség szétesése felé.
• A közösség túl sok feladatot vállal, így mindenki túlterhelődik, ami aztán konfliktusokhoz, elégedetlenséghez vezet: “nem azért jöttem ide, hogy itt ugyanúgy kidolgozzam a belem, mint a munkahelyemen”.
• Mivel a közösség tagjai között nem tiszták az együttműködés keretei, ezért nagyon sok rejtett elvárással lesznek egymás irányába. Ez mindenkiben frusztrációt kelt, amit jellemzően az, aki túlterhelődik, ki is fejez a többiek irányába. Ennek eredményeképpen a közösség tagjai motiválatlanná válnak, hiszen bármit tesznek, csak azt kapják, hogy az nem elég. Emiatt pedig eltávolodnak a közösségtől.

Ha a fenti problémákat meg akarjuk előzni, akkor fontos tudatosítani a körök rendszerét, ehhez javasolunk alább egy egyszerű módszert.

A legegyszerűbb módja a tudatosításnak, hogy egy közösségi folyamatban megrajzoljuk a köreinket. Természetesen már itt érdemes leszögezni, hogy ez nem egy egyszerű rajzolási feladat, hanem sokkal inkább a közösségünk tagjainak bizalom- és őszinteségpróbája. Ezért azt, hogy kiket és milyen lépésekben érdemes ebbe bevonni, sok mindentől függ. Ha ebben bizonytalanok vagytok, érdemes közösségfejlesztő tanácsadót fölkérni a folyamat facilitálására. Ami jó kiindulópont lehet, hogy a legnagyobb felelősséget vállalók (vezetői mag) konszenzusra törekedve közösen rajzolják meg a körök rendszerét. Ha magas a bizalmi szint a közösségben – tehát nyíltan lehet beszélni a tagok személyes elköteleződéséről, felelősségvállalásáról – akkor még jobb megoldás, ha a teljes közösség részt vesz a rajzolás folyamatában.

Fontos, hogy a köröket szaggatott vonallal rajzoljuk meg, hiszen ezzel jelezzük, hogy a körök rendszere folyamatosan változhat. Így az, amit most felrajzolunk, egy folyamatnak a jelenben kimerevített pillanatnyi képe. Ennek az ábrázolásnak nagy jelentősége van abból a szempontból, hogy tudatosítjuk: a körök minden közösségi tag számára oda-vissza átjárhatók. Ha tehát valaki szeretne beljebb vagy kijjebb kerülni, akkor ezt megteheti. Ezzel tudjuk enyhíteni azt a frusztrációt is a közösség tagjaiban, amit az a szembesülés okozhat, hogy az eddigi felelősségvállalásuk hova helyezi őket a körök rendszerében. Sokszor elhangzik egy ilyen folyamatban, hogy „ha tudtam volna, hogy mit kell vagy lehet még csinálni, akkor szívesen vállaltam volna több feladatot, nagyobb felelősséget”. Ezek a mondatok jelzik, hogy a vezetői mag nem képes még jól delegálni feladatokat, ami megint csak azt jelzi, hogy nincs rendben a vezetés rendszere a közösségben.

A rajzolást érdemes belülről kifelé kezdeni, azaz a legnagyobb felelősséget vállaló tag nevét beírni középre, és hozzá képest haladni tovább. Ha ez sikerül, akkor jöhet az a kérdés, hogy van-e olyan tag, aki majdnem ugyanakkora felelősséget vállal a közösségben. Ezt konkrét helyzetek felidézésével lehet megbeszélni. Természetesen a legfontosabb ebben a szóban forgó tag saját megélése, azonban azt is látni kell, hogy az emberek sokszor alábecsülik a szerepüket, felelősségvállalásukat. Így megesik, hogy már a legnagyobb felelősséget vállaló tag beírása is nehézségbe ütközik. Ezért jó, ha nemcsak arra támaszkodunk, amit magáról mond, hanem a többiek meglátásaira is. Így aztán egy ilyen beszélgetés az egymásnak adott visszajelzések miatt is igen fontossá válhat.

A megrajzolt körök rendszere csak akkor lesz használható, ha teljes őszinteséggel tud elkészülni. Ha a vezetői mag elkezd mindenkit a legbelső körbe rajzolni azért, mert „mindenki nagyon sok munkát végez a közösségért, és mindent megteszünk, amire képesek vagyunk”, akkor ennek semmi haszna sem lesz.

Az egyik leggyakrabban elkövetett hiba a felelősségvállalás köreinek kialakításánál, hogy az operatív feladatok vállalását és a közösségért vállalt felelősséget összekeverjük. Hiszen lehetnek olyanok, akik sok feladatot vállalnak, de nem akarnak ezek kitalálásában, tervezésében, a közösségi folyamatok problémamegoldásában részt venni, így az ilyen tagok a felelősségvállalási körökben kívülebb kell legyenek, mint azok, akik például élethelyzetük miatt nem tudnak sok feladatot vállalni, de a stratégiai kérdésekben vagy akár a problémamegoldásban szívesen részt vesznek.

Azonban ha sikerül őszinte önreflexióval tudatosítani a körök rendszerét, megláthatjuk például azt, hogy csupán egyetlen ember van a legbelső körben, és ez a legnagyobb felelősséget vállaló tagunk mindjárt kiég, a kapacitásainkhoz képest lényegesen túlvállaltuk magunkat, a tagok motivációja és felelősségvállalása csökken, és ezért egyre inkább kifelé, semmint befelé haladnak a köreinkben. Ilyenkor tudatos belső építkezéssel, a kapacitásaink és a céljaink újrakalibrálásával, egymást segítve, az emberi oldalt is figyelembe véve sikerülhet újraépíteni a bizalmat, és így a megegyezéseink is újra működni fognak.

A kép forrása: saatchiart.com