Mit tehetünk, ha közösségünkben egyesek rendszeresen nem végzik el a vállalt feladataikat?

100 Ft Original price was: 100 Ft.99 FtCurrent price is: 99 Ft.

Mindez gyakran nem azért történik, mert az emberek ne akarnák elvégezni a feladatokat, hanem ott bukik meg a dolog, hogy a megbeszéléseknek nincs emlékeztetőjük, vagy ha van is, akkor senki sem használja.

Ennek a problémának a kezelésére az egyik jól bevált facilitátori módszer, ha minden megbeszélés elején visszanézzük, hogy mi történt a vállalásokkal. Ez lényegében egy kötelező napirendi pont, így nem felejtjük el.

A megbeszéléseken a facilitátor végigveszi a folyamatban lévő feladatokat, a felelősök pedig beszámolnak arról, hogy hol tartanak ezek megvalósításában. Ez alapján gyors döntéseket hozhatunk:

1. Ha a feladat el lett végezve, le lehet zárni az ügyet, ebben az esetben ezt rögzítjük az emlékeztetőben.
2. Ha a vállalás nem, vagy csak részben lett teljesítve, akkor gyorsan megbeszéljük, mit kell változtatni (már amennyiben ez nem kíván hosszabb eszmecserét). Például módosítjuk a határidőt, és ezt rögzítjük az emlékeztetőben.
3. Ha a feladat kapcsán új körülmények (lehetőségek, problémák) merültek föl, és emiatt hosszabb eszmecserét igényel, akkor külön napirendi pontként fölvesszük a megbeszélendők közé.

Fontos, hogy ez a kötelező napirendi pont a feladatok követési rendszerének egy eleme, amelynek a jelentőségét nem túl nehéz megérteni, ám így is érdemes a bevezetését közösen megbeszélni és együtt dönteni róla, hiszen csak ekkor válik a csoport sajátjává. Ez akár egy, a feladatok tervezésével, megvalósításával és követésével kapcsolatos rendszerfejlesztés része is lehet, hasonlóan a belső kommunikációs rendszerfejlesztéshez.

Ennek a módszernek az előnye, hogy mivel mindig a teljes közösség előtt zajlik a vállalások áttekintése, egyfajta csoportnyomás helyeződik mindenkire, hogy végezze el a feladatait. Ez egyben azt is eredményezi, hogy egyre felelősségteljesebben vállalunk magunkra bármit. Így önmagában ez az egyszerű módszer képes a működésképtelenség negatív spirálját megfordítani.

Ugyanakkor nyilván akadhatnak egy közösségben olyanok is, akik más problémából fakadóan nem teljesítik a vállalásaikat. Velük a vezetőknek külön kell foglalkozniuk, hiszen elmaradásaik hátterében többféle ok is állhat.

A kép forrása: adobe.com