Hogyan tudjuk jól hozzászabni a közösség vállalásait a teherbírásunkhoz?

Azonban ahogy elmúlik ez a lelkesült szakasz, egyre többen panaszkodnak a túlterheltségre, és a közösség vezetői észreveszik, hogy egyre kevesebben vállalnak feladatokat. Ennek a folyamatnak az eredménye lesz a vezetők elmagányosodása. Ha sikerül tudatosítani a körök rendszerét, és ezzel megoldani a vezetők elmagányosodásának problémáját, még akkor is ott maradhat gondként az állandó túlterheltség. Ez hosszú távon óhatatlanul is a nagyobb felelősséget vállaló tagok motivációvesztéséhez, vagy akár kiégéséhez is vezethet, ami pedig nyilván veszélyeztetheti a közösség fennmaradását.

Mit tehetünk azért, hogy mindezt megakadályozzuk?

Ha már tudatosítottuk a körök rendszerét, és elkezdtük vezetői eszközként is használni, akkor az egyik lehetséges irány a túlterheltség megakadályozására az, hogy a vezetői mag körönként szerződik a tagokkal. Ez azt jelenti, hogy minden felelősségvállalási körben fontos tisztázni: mi az elvárás abban a körben, továbbá, hogy ezeknek a kötelességeknek a teljesítéséből milyen jogok származnak. Ha körönként megtörténik a kötelességekre vonatkozó megegyezés, akkor ezt könnyebb egymáson számonkérni, így a tagok nagyobb eséllyel végzik el a vállalt feladatokat.

Ha világosak a keretek a felelősségvállalási körökben, akkor az a jó, ha egy új tag (vagy egy régi, aki nagyobb felelősséget akar vállalni) csak egy idő után kerülhet be egy belsőbb körbe, amikor már bizonyította a rátermettségét erre. Ez megelőzi a hirtelen fellángolásokból fakadó túlvállalásokat, és ezáltal egyesek túlterhelődését annak következtében, hogy mások vállalásait nekik kell megoldaniuk. 

A túlterheltség kezelésében az is fontos, hogy a körök rendszerében kifelé is lehet haladni: ha valaki elfárad, élethelyzete változik, vagy bármilyen oknál fogva nem képes már annyi felelősséget vállalni, mint korábban, akkor elkezdhet kifelé lépegetni egy számára már komfortos felelősségvállalási körbe. Ebből is következik, hogy a körök rendszerének tudatos kezelése azért is fontos, mert ha valaki túlterhelődik, esetleg a nagy terhelésben elkezd kiégni, akkor ne a közösség elhagyása legyen az egyetlen választása.

Az jó, ha a körök rendszerét és az azon belüli mozgást a közösség írott, belső szabályzata határozza meg, mert ezáltal átláthatóan lehet kezelni, hogy egy adott pillanatban ki melyik körbe tartozik.

A körök rendszerében még van egy fontos törvényszerűség, ami a célok, feladatok kalibrálását segíti: a közösség munkavégző képességét a vezetői mag (a legbelsőbb körben lévők) teherbírása határozza meg. Hiszen amiért egy külsőbb körben már nem vállalnak felelősséget, az mindig a legbelső körre terhelődik, ezáltal pedig egy idő után a vezetők kapacitása lesz a szűk keresztmetszet. Így ha nagyobb célokat tűzünk ki, nagyobb feladatokat vállalunk, akkor ehhez a vezetői magot is bővíteni kell. Ez egy idő után akár két-három körből álló vezetői magot is eredményezhet. Ezzel együtt az is igaz, hogy ha a vezetői mag nem tud bővülni, akkor a célokat kell felülvizsgálni, és csak annyit vállalni, amennyit képesek vagyunk túlterhelődés nélkül megvalósítani.

A körök rendszerének létrehozása és tudatos kezelése ideális esetben közösségi facilitátori feladat, mivel a felelősség alul- vagy túlvállalása, a feladatokkal kapcsolatos számonkérés igen érzékeny kérdés, amely rendszerint sok feszültséget szül a közösségekben.