A közösség egyik vezetőjeként mit kezdjek azzal, hogy rendre a belső kommunikáció miatt mennek rosszul a dolgaink?

100 Ft 99 Ft

Fontos azonban látni, hogy az a struktúra, az a rendszer, amiben kommunikálunk ugyanannyira meghatározó a belső kommunikáció milyenségében, mint az, hogy a tagok milyen minőségben képesek kommunikálni. Ezért ha szeretnénk közösségi minőségünkben fejlődni, akkor kezdjük fejleszteni a belső kommunikációnk rendszerét!
Hogyan tudjuk ezt megtenni?
Az jó irány, ha a kommunikációs rendszerfejlesztés igénye már az egyre szaporodó elakadásokon vagy akár konfliktusokon keresztül jön a felszínre Például:

• rendszeresen maradnak el feladatok, mert a túl hosszú megbeszélések miatt mindig akadnak olyan témák, amiket nem sikerül megbeszélni;
• a csetcsoportban zajló kommunikáció végképp átláthatatlan, és a sok pittyegés már inkább csak zavaró mindenkinek;
• túl sok az információ a közösség működéséről, így túlterheli a csapattagokat, és már nem is olvassák;
• túl kevés az információ, és emiatt egyesek úgy érzik, hogy nem is számítanak, nincsenek is benne a közösség életében;
• vagy egyszerűen azt érzik a tagok, hogy a belső kommunikáció kaotikus.

Amikor tehát már elegendő sürgető érzés gyülemlett föl a csapatban ahhoz, hogy változtassunk a kommunikációnkon, akkor érdemes minden érintettet összehívni és egy közösségi döntéshozatali folyamatban megvalósítani a rendszerfejlesztést. Hiszen minél több érintett bevonásával történik ez, annál nagyobb az esélye, hogy működni is fog: az emberek emlékeznek a szabályokra, alkalmazzák őket, a megegyezések szerint működtetik a rendszert.

Az első lépés, hogy közösen meghatározzuk: mi az, ami már működik, ugyanakkor mi az, ami nehezíti a kommunikációnkat. Majd össze kell gyűjteni az új rendszerrel kapcsolatos elvárásokat: például strukturálnunk kell a csetkommunikációt (mert már átláthatatlanul keverednek a témák), vagy épp külön kell választanunk a stratégiai megbeszéléseket az operatívaktól (mivel iszonyú hosszú egy-egy megbeszélés, a résztvevők pedig egyre türelmetlenebbek), satöbbi.

Ha ez megvan, akkor a probléma- és elváráslista alapján már meg tudjuk tervezni a kommunikációs rendszerünk továbbfejlesztését. Első nekifutásra ilyenkor jellemzően egy nagyívű, ideális terv születik arról, hogy milyen kommunikációs rendszerben fogunk együttműködni. Ez nem baj, de a tervezés fontos része a valóságvizsgálat, aminek jó módszere lehet a kételkedő műhely. Ennek során mind a technikai, anyagi lehetőségeinket, mind az emberi tényezőt (ki mit tud, illetve akar megtanulni, betartani) figyelembe kell vennünk. Ez alapján érdemes véglegesíteni a rendszerfejlesztési tervünket, amit azután a legjobb leírva is elérhetővé tenni mindenki számára.

Ha van egy reális tervünk a változtatásokra, akkor jön a neheze: meg kell ismertetni a többiekkel, majd pedig a visszajelzéseik alapján finomított tervről érdemes közös döntést hozni. Ezután létre kell hozni az új kommunikációs csatornákat, csapatra kell szabni, be kell vezetni, azaz meg kell tanítani a többieknek a használatukat.

Ahhoz, hogy az új rendszer működjön, először is türelemre van szükségünk: képesnek kell lennünk kivárni, hogy mindenki megértse, megtanulja, megszokja. Másodszor következeteseknek kell lennünk: mindenkinek ki kell próbálnia az új rendszert ahhoz, hogy értékelni lehessen. Végül pedig rugalmasságra van szükség: ha valami valóban nem működik, akkor tudjunk rajta változtatni. Ennek érdekében már a tervezés szakaszában érdemes tudatosítani: lehet, hogy az új megoldás nem fog beválni, ezért nem kizárt, hogy több mindent is ki kell próbálni.

Kapcsolódó ajánlóink:

• A közösségi rendszer meghatározása
• Részletesebben a belső kommunikációs rendszer fejlesztéséről – Vágvölgyi Gusztáv Pabló: Közösségek belső kommunikációs rendszerének fejlesztése 7+1 lépésben

A kép forrása: minutehack.com